1. Правило транспарентности

1. Создание организационных рамок для задания (создание группы, реализующего задание или передача этого задания к выполнению избранному лицу).

Распоряжение руководителя организационной единицы, возлагающее ответственность за реализацию задания.

Распоряжение руководителя единицы должно содержать следующую информацию: кто является ответственным за реализацию этого задания, срок её реализации, способ оценки результата, какой является система мониторинга.

2. Информируется работников о проекте „Путеводитель

по услугам„ (описание предлагаемых услуг).

Эффективно информируется работников, что будет создан путеводитель по услугам, какая цель этого действия,

а также в чём будет заключаться их задание.

Сопротивление перед употреблением слов „услуга”, „клиент”

в условиях учреждения.

Обязательным является объяснение работникам понятия публичной услуги.

Работники учреждения и организационных единиц должны быть проинформированы

о цели внедрения карт услуг, ожидаемых результатах, обязательных к выполнению заданиях в связи с реализацией этого предприятия. Надо подчеркнуть, что карты должны быть разработаны таким образом, чтобы они были понятны для среднего жителя (отход от официального языка),

а также что обязательным является стандартизация времени реализации услуги.

3. Идентификация всех услуг оказываемых учреждением

и организационными единицами жителям и другим клиентам.

Перечень всех предлагаемых учреждением

и организационными единицами услуг.

В версии минимум хватит идентификация выполняемых учреждением услуг.

4. Выбор услуг к описанию

в форме карт услуг

Перечень услуг, которые будут описаны в форме карт услуг.

Некритическое делание копии с других единиц самоуправления (неактуальные карты, не соответствующие специфике данной единицы, работники не чувствуют себя ответственными

за карты, потому что они их

не приготовили).

Старательная реализация задания.

Самым значительным должно быть принятие критерия выбора услуг к описанию. За такой критерий можно принять, например, частоту предлагаемых услуг - описываем выполняемые самые частые услуги в области деятельности данной организационной единицы. Выбор услуг к описанию могут осуществлить работники отдельных организационных единиц, учитывая предпосылки, что критерий устанавливается сверху. Во время оценки можно принять во внимание то, какие карты обогащены бланками заявлений.

6. Разработка

и утверждение образца карты услуги, а также подготовка указаний для описания.

Подтверждённый образец карты. Разработка указаний к описанию услуги.

Надо принять во внимание факт, что собраны вместе карты, должны составлять одно обработку, следовательно, относительно черт формата и стандарта описания должны быть однородные. Стоит принять во внимание, что карты услуг будут доступны в Всеобщой информационной системе (решение проблемы слишком больших файлов в случае употребления графических элементов), а также что будут копированы (размер и сложность употребляемых графических элементов, расходы делания копии – цветная или черно-белая копия).

Способ каналов распределения бумажных карт имеет также влияние на стандарт описания (размер ящиков, в которых будут размещены).

7. Описание избранных услуг в форме карт услуг и бланков заявлений.

По крайней мере, 50 карт услуг.

Некоторые карты можно обогатит бланками заявлений. Описание услуги должен совершить существенный работник, ответственный за реализацию данной услуги. На подлинниках карт должна находится таблица со следующими разделами: „проверил”, „подтвердил” - вместе с указанием дат осуществления этих действий.

8. Проверка формальной и существенной правильности осуществленных описаний

Существенная и формальная проверка карт (имеется документ проверки в виде подписи проверяющих лиц).

Проверку должно делать лицо, не подготавливающее карту.

9. Введение карт к употреблению.

Распоряжение руководителя организационной единицы, которое вводит карты услуг.

10. Помещение карт в Всеобщей информационной системе.

Карты доступны в Всеобщей информационной системе

Карты должны быть действительно доступны, и так, надо выбрать всеобщий формат файлов и свести к минимуму размер возможных графических элементов. Карты не должны быть доступны в архивальной форме.

11. Покупка оборудований к распределению карт.

Ящики для карт услуг.

Покупка ящиков будет не нужна, если в учреждении уже применяется такие ящики.

Число ящиков вытекает из описанных в форме карт услуг.

13. Копирование карт в соответствующем количестве, а также их распределение.

Карты доступны в определённых пунктах учреждения.

В зависимости от количества разработанных карт и количества решённых дел данной области, карты можна копировать в учреждении или их печатку можно поручить в рамках внешней услуги.

14. Подготовка и проведение информационной акции.

Эффективно информируется жителей о введении карт услуг, их функции и способах распределения.

Недостаточное знание в области информирования и коммуникации.

Использование специалистичной литературы или обучения.

Целью акции является сообщение жителям и клиентам учреждения о введении карт услуг, а также местах и правилах доступу к ним.

15. Разработка и внедрение прцедуры актуализации карт.

Процедура введётся распоряжением руководителя организационной единицы.

Недостаточное знание на тему подготовки процедур.

Можна использовать образцы процедур, которые находятся

в системах качества.

Процедура должна иметь письменную форму и должна содержать хотя бы следующие элементы: цель введения процедуры, предмет процедуры и пределы её применения, владельца, ответственного за её актуализацию, список сокращений, использованых в процедуре вместе с их объяснением, образ действий, в котором говорится кто является ответственным за реализацию действия, в чём действие заключается и в каком сроке надо его выпольнить, информацию о местие архива документов, которые собираются в результате описываемых действий, а также образцы документов, которые создаются во время реализации процедуры.

16. Оценка функционирования карт услуг.

Документы, подтверждающие ведение контрольных действий и результаты оценки.

Ошибки в исследовательских инструментах.

Можна воспользоваться услугами специалисты в области оценки подготовленного инструмента.

Оценка должна заключать хотя бы два аспекта: ответ на вопрос: карты являются доступными и актуальными? (процедура актуализации происходит правильно?), а также оценку введения карт услуг клиентами (следует представить сводку всех результатов оценки, не только основные тенденции).

1. Создание группы для выполнения задания, или поручение выполнения этого задания конкретно выбранному человеку.

Распоряжение руководителя о назначении ответственных

за выполнение задания.

Распоряжение руководителя о назначении ответственных за выполнение задания должно содержать следующую информацию: кто является ответственным, время реализации, каким способом будет оценен результат.

2. Информирование всех работников отдела, о начале работ по написанию этичного кодекса. Информация, что такое кодекс этичный, методы работы при его создании, способы использования на практике.

Работники учреждения знают, что должно появиться в этичном кодексе, знают ценности и принципы, которыми должны руководствоваться; знают принципы работы над написанием кодекса

Информация, касающаяся кодекса, должна быть представлена во время коротких встреч с работниками. Можно организовать это в следующий способ: встреча с руководителями, а руководители информируют работников в своих отделах.

3. Организация дискуссий в бюро (в форме опроса или занятий) на тему ценностей и принципов, которыми должны руководствоваться работники учреждения.

Запись всех предложений на тему ценностей и принципов, которыми должны руководствоваться работники учреждения.

Работники отнесутся к заданию, как к еще одной ненужной обязанности. Будут бояться высказать свое мнение (в связи с доминированием начальников, и последствиями)

Необходимо организовать максимальную свободу слова работникам (занятия должны проводиться человеком из вне, надо убедить работников участвовать, при этом не организовывать смешанных групп - начальники-подчиненные).

Необходимо организовать максимальную свободу слова работникам, приятную атмосферу. Можно провести встречу в форме опроса или занятий. Результат дискуссии должен дать ответ на следующие вопросы, какими ценностями и принципами руководствуются работники учреждения, и поэтому должны быть записаны в кодексе.

Какие еще записи должны появиться в кодексе?

4. Создание проекта текста этичного кодекса на основании выводов из п.3.

Проект текста этичного кодекса.

Формулировки с использованием жаргонизмов, переписывание с других документов.

Положениями в кодексе должны являться отредактированные выводы дискуссии из п.2

Этичный кодекс может быть коротким. Должен содержать преамбулу, а также запись ценностей и принципов. Несмотря ни на что требуется записать формулировки работников (возможны редакторские поправки). Не рекомендуется переписывание готовых формулировок с других кодексов.

5. Сделание ксерокопии текста проекта кодекса и передача её каждому работнику учреждения.

Сделание ксерокопии текста проекта кодекса и передача её каждому работнику учреждения.

7. Анализ предложенных поправок и написание финальной версии кодекса этичного.

Финальная версия кодекса этичного.

Не все поправки будут рассмотрены.

Следует очень внимательно рассмотреть каждое предложение со стороны работников. И в случае недовольства или вопросов - подробно разъяснить выбор.

8. Каждому работнику бюро должны быть доставлены ксерокопии кодекса.

Ксерокопия кодекса для каждого работника.

9. Информация для локального общества о том, что работники учреждения написали этичный кодекс, какие ценности и принципы декларируют.

Жители знают о существовании кодекса, его основные положения.

Информация должна быть напечатана в местной прессе. Текст кодекса должен указаться на вебстранице учреждения. Если текст короткий, то можно его вывесить в пункте обслуги клиента. Информация может быть подана в виде плакатов.

1. Организация встреч властей гмины с представителями неправительственных организаций по вопросу написания программы. сотрудничества

Информационнaя встречa (список приглашенных на встречу)

Отсутствие полного списка организаций, не высланные приглашения.

Обновить список организаций, выслать все приглашения.

На встречу следует приготовить доступную информацию нa тeму уставa о деятельности для публичного добра и волонтариата.

2. Создание консультационной команды по вопросам сотрудничества с неправительственными организациями.

Устав функционирования организации. Консультационная группа из представителей гмины, учреждения и неправительственных организаций.

В группе нет представителей неправительственных организаций.

Представители неправительственных организаций выбраны учреждением.

Неясный устав функционирования. организации.

Представители неправительственных организаций выбраны неправительственными организациями.

Представители организаций могут формально или неформально выбрать группы отвечающие за организацию<советы организаций, коалиции>. Если они не работают, то могут быть выбраны представители во время консультаций.

3. Консультации с неправительственными организациями касающиеся основных принципов программы.

Предложение форм сотрудничества.

В консультациях не участвуют заинтересованные организации, проводятся выборочно.

Приглашение на консультации представителей всех организаций.

Консультации должны иметь форму занятий (2-3 встречи). Человек, проводящий консультации должен быть хорошо подготовлен.

4. Подготовка проекта многолетнего сотрудничества.

Проект сотрудничества.

Проект сотрудничества приходит сверху, консультации проводятся выборочно.

Создание условий и возможностей для организаций высказать свои мнения и предложения.

Следует помнить, что многолетняя программа является основанием для создания годовых программ сотрудничества, которые так же должны быть приготовлены с участием неправительственных организаций.

5. Определить правила координации, мониторинга и отчетов по реализации многолетней программы с неправительственными организациями.

График встреч, консультаций, принципов мониторинга.

Принципы мониторинга не содержат показателей эффективности сотрудничества, нет графика встреч.

Разрабокта показателей эффективности.

Все документы, уставы, принципы, касающиеся сотрудничества должны обсуждаться с организациями.

6. Анализ результатов консультаций и подготовка финальной версии программы.

финальная версия программы.

7. Принятие программы постановлением советом.

Постановление совета.

8. Подача в СМИ информации на тему принятой программы сотрудничества.

Информация на вебстранице, в СМИ, в местной

прессе.

Не у всех есть доступ к информации, неполная информация.

Передача всем организациям напечатанной версии программы. Oрганизация в учреждениях свободнoгo доступa для интересующихся.

Следует проследить за передачей информации всем организациям.

1. Избрание распоряжением уполномоченного войта\старосты, а так же группы по вопросам местного развития.

Назначенный уполномоченный, назначенная группа.

Недостаточная практика уполномоченного.

Выбор нерепрезентативных членов группы.

Недовольство членов группы дополнительными заданиями. Нехватка времени.

Выбор уполномоченного из людей, пользующихся авторитетом и имеющих большой опыт. Заинтересовать старосту работой группы.

Выбирать компетентных членов группы.

Дополнительна я мотивация группы - в СМИ указать ее состав, премии денежные, если возможно.

Освобождение с части других обязательств.

Группа состоит из работников территориального самоуправления с отделов необходимых для подготовки стратегии, а так же сотрудничающих организаций (например, представители организационных единиц гмины, неправительственных организаций).

2. Создание группой методологии

и графика подготовки рапорта

о состоянии гмины/повета

и стратегии развития (самостоятельно или с помощью экспертов).

Написание методологии

и графика работ.

Недостаток знаний и практики у членов группы, что может привести к обязательному обращению к экспертам (дополнительное время и деньги)

Нехватка времени.

Правильный выбор членов группы.

В случаи необходимости нанять эксперта. Заинтересовать старосту работой группы.

Мотивировать группу.

Освобождение с части других обязательств.

Существует возможность воспользоваться опытами других самоуправлений.

3. Сбор данных необходимых для написания рапорта о состоянии гмины/повета, подготовка документов рапорта

и последующее представление

на утверждение.

Проанализировать собранные данные на тему состояния гмины/повета.

Проблемы со сбором данных, с их упорядочиванием, проблемы с учреждениями у которых данные находятся (милиция, центры для безработных, гмина). Недостаток умений членов группы в создании рапортов. Нехватка времени у группы, войта (на анализ рапорта).

Выбор уполномоченного из людей, пользующихся авторитетом и имеющих большой опыт.

В случаи необходимости нанять эксперта.

Анализ работ других групп, работающих в данном направлении, заинтересовать старосту работой группы.

Мотивировать группу.

Освобождение с части других обязательств.

Цель подготовки рапорта - получение точного описания социально-финансового состояния гмины/повета в течение последних нескольких лет. Рапорт так же показывает определенные направления развития и является основой для объективной оценки возможностей развития гмины/повета. Рапорт является описанием реального состояния, по нему можно будет сравнивать изменения во время реализации стратегии.

4. Подготовка и проведение I стратегических занятий, на которых будут представлены и продискутированы главные предложения из "диагноза" гмины. Будет проведена дискуссия на тему миссии и направлении развития гмины/повета. Будут собраны предложения, касающиеся того, что требуется сделать на территории гмины/повета.

Идентификация направлений развития гмины.

Составление списка того, что требуется сделать на территории гмины/повета. Гарантирование общественного мнения в создании стратегии.

Hехватка опыта у проводящих занятия.

Проблемы с прогулами занятий, страх перед высказыванием собственного мнения. Использование встреч для политических баталий.

Прямой контакт войта/старосты с ключевыми людьми, приглашенными на встречу.

Связь с о. самоуправления имеющих опыт.

Участие войта/старосты на занятиях.

В крайнем случае, приглашение специалиста извне.

В занятиях берут участие члены группы, представители гмины, шефы учреждений, представители социально-финансовых партнеров. Советуется пригласить все доступные СМИ.

5. Факультативные - в случае временных возможностей и технических проведение консультаций в солецтвах, районах с целью нахождения того, что требуется сделать на территории гмины/повета.

Идентификация направлений развития гмины. Модификация списка того, что требуется сделать на территории гмины/повета. Гарантирование общественного мнения в создании стратегии.

Проблема с нехваткой времени для проведения большого количества встреч в короткий промежуток времени.

Hехватка опыта у проводящих занятия.

Проблемы с прогулами занятий, страх перед высказыванием собственного мнения.

Прямой контакт войта/старосты с ключевыми людьми, приглашенными на встречу.

Связь с о. самоуправления имеющих опыт.

Участие войта/старосты на занятиях.

В крайнем случае, приглашение специалиста извне.

На встречах присутствуют солтысы, члены солецких советов и др. жители.

6. Подготовка и проведение II стратегических занятий, на которых будут представлены и продискутированы предложения миссии гмины/повета, будут представлены и продискутированы предложения "содержания" стратегии - миссия гмины/повета, целей, программ и проектов стратегических.

Выбрана миссия гмины/повета. Сформулирован предварительный список того, что требуется сделать на территории гмины/повета.

Hехватка опыта у проводящих занятия.

Проблемы с прогулами занятий, страх перед высказыванием собственного мнения.

Использование встреч для политических баталий.

Прямой контакт войта/старосты с ключевыми людьми, приглашенными на встречу.

Связь с о. самоуправления имеющих опыт. Участие войта/старосты на занятиях.

В крайнем случае, приглашение специалиста извне.

В занятиях берут участие члены группы, представители гмины, шефы учреждений, представители социально-финансовых партнеров.

Советуется пригласить все доступные СМИ.

7. Создание старостой рабочих групп, которые будут работать над разработкой проектов стратегических на задания, время реализации, расходы, средства финансирования, исполнители, показатели реализации, а также ответственных за надзор над выполнением заданий.

Создание рабочих групп.

Нерепрезентативный состав группы.

Неполная репрезентация интересов всех групп. Недовольство членов группы дополнительными заданиями.

Нехватка времени.

Заинтересовать старосты работой группы.

Выбирать компетентных членов группы.

Дополнительна я мотивация группы - в СМИ указать ее состав, премии денежные, если возможно. Освобождение с части других обязательств.

В состав группы входят люди, живущие на территории гмины и специализирующиеся в направлениях, к которым относится проект.

8. Работа рабочих групп над расписыванием проектов и разработкой к ним описательных частей (комментарии, замечаний, обоснований).

Расписанные сратегические проекты.

Описание проектов.

Hехватка опыта у членов рабочих групп.

Проблема с посещаемостью на встечах членов рабочих групп.

Опасение перед предложением решений.

Заинтересованность войта\старосты в работах группы.

Мотивировка членов группы.

Освобождение с части других обязательств.

В крайнем случае, приглашение специалиста извне.

Связь с о. самоуправления имеющих опыт.

Чаще всего большинство проблем доставляет подбор соотвествующих измерителей и показателей реализации проекта (поскольку они должны содержаться в документе стратегии). Здесь можно воспользоваться опытом других самоуправлений или\и внутренних экспкртов.

9. Разработка группoй описательной части (почва, обоснование), миссии и oтдельных

целей и прoгрa мм. Предлoжение (в отдельном разделе) процедур внедвения, мониторинга, оценки, а также актуализация стратегтт.

Описательная часть документа стратегии.

Hехватка знаний и опыта учленов группы.

Заинтересованность войта\старосты в работах группы.

Мотивировка членов группы.

Освобождение с части других обязательств.

В крайнем случае, приглашение специалиста извне.

Связь с о. самоуправления имеющих опыт.

В случае, когда самоуправление планирует приобретение средств Европейского союза и документ стратегии должен быть приложением к заявлению о дополнительное финансирование заданий, следует руководствоваться требованиями, определёнными в отдельных документах (программах, объявлениях, инструкциях, учебниках).

10. Составление группoй документа стратегии, а также представление его к оценке войта-старосты, следовательно комиссиом совета, вношение возможных поправок.

Оканчательная версия документа стратегии.

Hехватка знанйи и опыта учленов группы.

Нехватка времени войта\старосты.

Долгое время исправляния замечаний комиссией совета.

Критика со стороны комиссии совета без конструктивных предложений поправок.

Заинтересованность войта\старосты в работах группы.

Мотивировка членов группы.

Освобождение с части других обязательств.

В крайнем случае, приглашение специалиста извне.

Связь с о. самоуправления имеющих опыт.

Комиссии совета имеют важное значение в формулированию окончательной версии статеги, особенно в ситуации, когда депутаты не имеют много представителей в работах рабочих групп.

11. Представление документа стратегии к утверждению советом гмины\повята и принятие ею решения.

Принятая стратегия.

Внесущественные обусловленности (возможно сопротивление оппозиций).

Сообщение депутатам о начале работ над стратегией. Текущее информирование депутатов о развитию работ над стратегией.

Участие депутатов в работах.

Рекомендуется, чтобы в работах рабочих групп принимали участие также (кто), чтобы они тоже чувствовали себя соавторами стратегии, тогда на сессии не должно быть проблем с принятием документа.

Рекомендуется, чтобы на сессию пригласить все местные средства массовой информации.

12. Разработка группой кароткого материала, приближающегостратегию жителям.

Представление эффектов стратегии.

Hехватка опыта учленов группы.

Расходы.

Воспользование образцов из других самоуправлений.

Принятие на работу специалистoв.

Лучше, чтобы материалом для жителей была брощюра, которую перешлётся всем хозяйством из территории гмины.

Другие предлагаемые формы доведения до известности стратегии это

• помещение стратегии на вебсайте гмины

• статьи, интервью в местной прессе

• интервью в местном радио, телевидении

1.Создание группы по разработке оптимизации процедур набора на руководящие посты, а также на остальные вакансии

в учреждении.

Распоряжение руководителя организационной единицы.

Группа сотрудников.

Надо довести до публичного сведения факт создания группы приготавливающей процедуру набора.

2. Просмотр процедур набора на руководящие посты и/или применяемых метод (неописанных), функционирующих в учреждении,обращая внимание на их пригодность, понятность – рекомендации.